Com o entendimento dos desafios que as pequenas empresas enfrentam na adoção do BIM (artigo anterior – Principais desafios do BIM para pequenas empresas), partimos para as possíveis estratégias que irão possibilitar e facilitar sua implementação.
Partindo para o BIM
Apesar de todo o interesse e entusiasmo, a empresa deve ser realista na adoção do BIM, ou seja, deverá definir muito bem quais os objetivos que deseja alcançar nesta mudança. Pois, esse é um momento crucial para que o planejamento seja realizado de forma coerente, resultando no sucesso do projeto.
# Definindo os Objetivos
Devemos avaliar alguns pontos estratégicos, assim como a definição dos próprios objetivos ao uso do BIM, sendo estes:
Analisar a empresa: analisar suas capacidades e entender se a empresa possui as necessidades mínimas para implementação do BIM.
Analisar a equipe: avaliar se a equipe está preparada mentalmente e emocionalmente para a mudança que irá envolvê-los diretamente. A resiliência torna-se uma característica de grande valia neste momento.
Comparar os entregáveis atuais: comparar o produto/serviço que são entregues atualmente com os quais vão desejar entregar.
Determinar os objetivos BIM, como por exemplo:
Reduzir custos.
Mitigar erros.
Compatibilização 3D.
Otimizar processos.
Reduzir o tempo de entrega dos projetos.
Elevar o nível competitivo da empresa.
Oferecer um produto mais completo sem aumentar o tempo de produtividade.
Adaptar o uso BIM: adaptar ao modelo de negócio da empresa.
Nomear um Líder: nomear um responsável por todo o processo de implementação.
Envolver a alta administração: a alta administração deve estar envolvida em todas as etapas do processo de implementação.
Medir e avaliar os custos da implementação: impactos financeiros a curto e longo prazo.
Analisar questões jurídicas: analisar qualquer implicação jurídica.
# Plano de Implementação
Projeto Piloto
A primeira decisão a tomar é referente ao projeto piloto. O diferencial das empresas de maior porte é que podem refazer um projeto já existente e defini-lo como projeto piloto, isto pela sua própria natureza dimensional, tornando esta possibilidade menos impactante em relação as atividades correntes.
Já em uma pequena empresa refazer um projeto seria praticamente impossível pois os prazos costumam ser mais curtos e a dedicação não seria suficiente sabendo que os demais projetos estariam parados durante o desenvolvimento do projeto piloto. Sendo assim um projeto real seria a melhor alternativa.
Num primeiro momento isto parece um tanto quanto “arriscado” porém informando ao cliente os benefícios que essa nova metodologia o trará, podemos conquistar um aliado o qual poderá nos dar apoio durante a implementação.
O ideal seria escolher um projeto no segmento que possua maior afinidade, ou seja, se o segmento do escritório é o setor residencial não seria a melhor opção desenvolver um projeto piloto de um hospital pois existiriam dificuldades que iriam além do âmbito da implementação do BIM.
Tecnologia
A tecnologia é um dos fatores de extrema importância durante a fase de implementação. Diante disso, devemos analisar 3 fatores importantes:
O primeiro seria a escolha baseada num formato aberto ou proprietário. Isto afetará diretamente em futuras possibilidades, tais como: a interoperabilidade com colaboradores externos, melhor capacidade em manter os dados ao longo do tempo e a possibilidade do uso dos dados depois do modelo construído.
O segundo seria a habilidade da equipe em relação ao software e a necessidade de treinamento.
Enquanto o terceiro seria a estrutura tecnológica para o gerenciamento de arquivos.
# Plano de execução BIM
Este plano tem a finalidade de estruturar todas as informações aplicadas em um projeto onde se usa o BIM. Neste deverá contemplar, no mínimo, os seguintes pontos:
Equipe e sua estrutura organizacional, funções e responsabilidades.
Contato de todos os envolvidos no projeto.
Fluxo de trabalho (com detalhamento do fluxo de troca de informações).
Métodos de colaboração da informação.
Arquivos e formatos a entregar/compartilhar.
Controle de qualidade.
Questões legais.
# Estratégia da equipe
A equipe deve estar em total sintonia com a implementação e disposta a enfrentar os fatores de mudança. Deve ser avaliado se estes profissionais possuem as competências para desenvolver os modelos conforme o novo fluxo de trabalho, cumprindo com o planejado e conquistando com êxito os objetivos da implementação. Para isto a empresa deverá assumir a responsabilidade de fornecer treinamento ou até mesmo agregar a equipe novos profissionais que já possuam experiência no conceito e nas ferramentas.
# Desenvolvimento
Durante o desenvolvimento da implementação é necessário ter um responsável que acompanhará todos os processos, desde a atualização de softwares, juntamente ao distribuidor, até o treinamento da equipe.
Quando o responsável não possui tal conhecimento e também necessita receber este tipo de instrução, deverá estar presente nos treinamentos oficiais e acompanhar questões mais avançadas junto ao treinador, tornando-se posteriormente o treinador para futuros contratados e assim como acompanhar e buscar soluções para as dúvidas que podem ocorrer após o treinamento oficial.
Ele também se tornará responsável por identificar e solucionar questões de hardware, não a nível técnico, é claro, pois este deverá receber apoio de um profissional competente da área de TI, mas sim a nível gerencial referente a atualização ou aquisição de hardware tal como a capacidade referente as Redes.
O profissional designado a esta responsabilidade também deverá realizar todos os registros de acompanhamento das dificuldades encontradas no dia a dia de projeto, afim de buscar melhorias nos processos e criar padronizações para otimização dos trabalhos. Também deve estar disponível para as queixas dos integrantes da equipe, caso não esteja envolvido diretamente nos pormenores da modelação.
# Operar em BIM
Garantindo as questões de hardware e software durante a fase de operação, torna-se enfoque principal a qualificação da equipe perante as ferramentas de modelação. Os profissionais que irão desenvolver os modelos, logo após o momento em que possuírem um aprendizado mínimo das ferramentas, deverão iniciar imediatamente o projeto, isto para não criar um gap de conhecimento sendo que possuem diversos outros compromissos com as atividades correntes durante este período.
A alta gerência deve participar destes treinamentos para que possam ter o conhecimento do que a ferramenta possibilita, digo isto porque em pequenas empresas estes profissionais não são numerosos e por muitas vezes o único gestor é o próprio proprietário, o qual por muitas vezes acaba participando das atividades de nível mais técnico.
Estas horas dedicadas aos treinamentos ou dificuldades de primeiro momento no uso da nova ferramenta e adaptação ao novo fluxo de trabalho, podem gerar conflitos referentes as entregas dos projetos paralelos que ainda são desenvolvidos no método antigo. Este é um fator que pode prolongar a implementação ou até mesmo torná-la ineficiente, gerando custos acima do planejado.
Em pequenas empresas torna-se “quase impossível” realizar uma implementação deste nível e não causar nenhum impacto, principalmente nas datas de entregas, o fato é ter isto como realidade e buscar soluções. Uma delas é aproximar e informar aos clientes que a empresa passa por uma mudança que irá gerar benefícios principalmente para eles. Como disse anteriormente, deverá agregar seu cliente como interessado nesta mudança tanto quanto sua equipe. Claro que tudo não é um mar de rosas e alguns clientes não aceitarão ou não terão o menor interesse em entender isto, porém busque um equilíbrio entre os que possuem.
# Avaliação do BIM
Finalizado o projeto piloto, estará preparado para o último passo deste processo. Este será um dos mais importante pois lhe proporcionará uma análise profunda afim de registrar e compreender os pontos fracos e trabalhá-los para melhorá-los.
Neste momento entendemos de forma muito clara todo o esforço empreendido e nos fortalecemos com os resultados, buscando ainda mais melhorias que irão tornar o desenvolvimento dos próximos projetos muito mais eficientes.
Este é o momento de criar uma estratégia de longo prazo. Paralelamente a equipe irá se ajustando e se aperfeiçoando, buscando sempre a melhoria contínua.
# Do projeto piloto para o projeto real
O avanço do projeto piloto para o desenvolvimento do segundo projeto ou projeto real é gigantesco, isto porque muitas dificuldades já foram solucionadas e a afinidade dos projetistas com o software e com o fluxo de trabalho já é maior.
Em minha primeira experiência com uma implementação, realizamos um projeto piloto (real) onde desenvolvemos as fases de Estudo Preliminar, Projeto Básico e Prefeitura.
Com a equipe recém treinada (nunca haviam utilizado o software em questão) despendemos o mesmo tempo que o método antigo, porém o projeto estava mais completo e mais preparado para a fase subsequente. O fato mais interessante é que logo na sequência iniciamos um segundo projeto de mesma tipologia onde atingimos uma produtividade de 50%.
# Cada caso é um caso
As empresas, de um modo geral, possuem uma organização e estruturação semelhantes, porém cada uma possui seu perfil, suas metas, seus métodos de trabalho e até mesmo seus próprios desejos, por isso as informações deste artigo devem ser absorvidas afim de esclarecer e nortear os fatores de uma implementação, sendo estas adaptáveis a cada empresa.
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Até o próximo BIMConteúdo.
Por: Alessandro Ferrari.
Colaborador na BIMExpert e Zigurat Global Institute of Technology, Arquiteto e Urbanista (Uniara), MBA em gerenciamento de projetos (FGV), Master BIM Manager (Zigurat).
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